화상 회의 프로그램이라고 하면 대부분 줌을 떠올리시지만, 기업 환경에서는 웹엑스를 쓰는 경우가 많습니다.
네트워크 장비로 유명한 시스코가 만든 제품이라 보안 면에서 신뢰를 받는 편입니다.
회사에서 갑자기 웹엑스로 회의를 하자고 하면 당황스러울 수 있죠.
이 글에서는 웹엑스를 설치하고 사용하는 방법을 정리했습니다. 회의 개설, 화면 공유, 녹화까지 순서대로 다루겠습니다.
웹엑스란
웹엑스는 시스코가 제공하는 화상 회의 서비스입니다.
영상 통화, 화면 공유, 파일 전송, 채팅 등 회의에 필요한 기능을 갖추고 있습니다.
줌과 기능은 비슷하지만, 기업용 시장에서 강세를 보입니다.
보안과 안정성을 중시하는 조직에서 선호하는 편입니다. 시스코가 네트워크 인프라 분야에서 오랜 신뢰를 쌓아 온 회사이기 때문입니다.
공공기관이나 대기업에서 쓰는 경우가 많아, 업무상 접하게 되는 분들이 많습니다.
웹엑스 다운로드 및 설치
공식 사이트에서 내려받으시면 됩니다.
윈도우, 맥, 안드로이드, iOS를 모두 지원합니다.
- 사용 환경에 맞는 버전을 내려받습니다.
- 설치 파일을 실행하고 안내에 따라 진행합니다.
- 라이선스 동의 화면에서 동의를 누릅니다.
- 설치가 끝나면 프로그램이 실행됩니다.
설치 없이 참여하기
알아 두시면 유용한 정보입니다. 회의에 참여만 할 목적이라면 설치가 필요 없습니다.
초대 링크를 클릭했을 때 나오는 화면에서 브라우저에서 참여를 선택하면 됩니다.
급하게 회의에 들어가야 하는데 설치할 시간이 없을 때 유용합니다.
다만 브라우저 버전은 일부 기능이 제한됩니다. 정기적으로 쓰신다면 설치하시는 편이 낫습니다.
웹엑스 계정 만들기
회의를 주최하려면 계정이 필요합니다. 참여만 한다면 계정 없이도 가능합니다.
가입 절차는 간단합니다.
- 이메일 주소를 입력합니다.
- 해당 이메일로 온 인증 코드를 입력합니다.
- 이름과 비밀번호를 설정합니다.
주민등록번호나 휴대폰 인증이 필요 없습니다. 해외 서비스라 국내 서비스보다 가입이 간단합니다.
다만 비밀번호 규칙은 까다롭습니다. 대문자, 소문자, 숫자, 특수문자를 모두 포함해 8자 이상이어야 합니다.
회사에서 제공하는 계정이 있다면 그것을 쓰시면 됩니다. 개인 가입보다 기능 제한이 적습니다.
무료 플랜의 제한
개인이 무료로 쓰실 때 알아 두실 조건입니다.
| 항목 | 무료 플랜 |
|---|---|
| 회의 시간 | 40분 |
| 참가 인원 | 100명 |
| 화면 공유 | 가능 |
| 클라우드 녹화 | 제한적 |
40분이 지나면 회의가 종료됩니다. 다시 개설하면 이어서 할 수 있지만 번거롭죠.
참가 인원이 100명까지라는 점은 무료 플랜치고 넉넉한 편입니다.
정책은 수시로 바뀔 수 있으니 공식 페이지에서 현재 조건을 확인해 보세요.
회의 개설과 참여
회의 시작하기
웹엑스를 실행하면 메인 화면에 미팅 시작 버튼이 있습니다.
바로 시작하거나, 일정을 잡아 예약할 수 있습니다.
회의를 만들면 초대 링크가 생성됩니다. 이 링크를 참가자들에게 보내면 됩니다.
회의 번호와 비밀번호를 알려 주는 방식도 가능합니다.
회의 참여하기
받은 링크를 클릭하면 자동으로 연결됩니다.
입장 전에 미리보기 화면이 나옵니다. 여기서 카메라와 마이크 상태를 확인할 수 있습니다.
이 화면에서 이름을 입력하게 됩니다. 중요한 부분이니 아래에서 자세히 설명드리겠습니다.
웹엑스 이름 변경 방법
이 부분에서 많이들 곤란해하십니다.
회의에 들어간 뒤에는 이름을 바꾸기 어렵습니다.
그러니 입장 전 미리보기 화면에서 원하는 이름으로 입력하고 들어가셔야 합니다.
회사 회의라면 “부서명 이름” 형태로, 강의라면 “학번 이름” 형태로 미리 정해 두시면 좋습니다.
계정 이름 자체를 바꾸려면
로그인한 상태로 참여하면 계정에 등록된 이름이 표시됩니다.
이걸 바꾸려면 프로그램 왼쪽 위의 내 이름이나 프로필 사진을 클릭하세요.
프로필 편집에서 이름과 사진을 변경할 수 있습니다.
가입할 때 영문으로 입력하셨다면 한글로 바꿔 두시는 편이 회의에서 알아보기 쉽습니다.
화면 공유하는 방법
회의에서 가장 많이 쓰는 기능입니다.
회의 화면 아래쪽의 공유 버튼을 누르면 됩니다.
공유할 대상을 고를 수 있습니다.
- 전체 화면 — 모니터에 보이는 모든 것
- 특정 프로그램 — 선택한 창만
- 파일 — 문서나 자료만
특정 프로그램 공유를 권합니다. 전체 화면을 공유하면 메신저 알림이나 다른 창이 노출될 수 있으니까요.
영상을 공유하실 때는 컴퓨터 소리 공유 옵션을 켜 주세요. 이걸 놓치면 상대방에게 소리가 들리지 않습니다.
공유 중에는 화면 위쪽에 도구 모음이 나타납니다. 여기서 주석을 달거나 공유를 중지할 수 있습니다.
회의 녹화하는 방법
회의 내용을 남겨야 할 때 유용합니다.
회의 화면의 녹화 버튼을 누르면 시작됩니다.
저장 위치는 두 가지 중에서 고를 수 있습니다.
- 클라우드 — 웹엑스 서버에 저장. 링크로 공유 가능
- 내 컴퓨터 — 로컬에 파일로 저장
무료 플랜은 클라우드 저장 용량이 제한적이니, 개인 사용이라면 컴퓨터 저장이 편합니다.
녹화할 때 꼭 지키실 점
참가자에게 알리고 동의를 받으세요.
웹엑스는 녹화가 시작되면 참가자에게 자동으로 알림을 표시합니다. 그래도 미리 구두로 말씀하시는 것이 예의입니다.
동의 없이 대화를 녹음하는 것은 상황에 따라 법적 문제가 될 수 있습니다.
회의 시작 전에 “녹화하겠습니다”라고 한마디 하시면 됩니다.
기본적으로 호스트만 녹화할 수 있습니다. 참가자가 녹화하려면 호스트의 허가가 필요합니다.
가상 배경 설정하기
재택근무 중이라면 집 안이 보이는 것이 신경 쓰이실 수 있습니다.
가상 배경을 쓰면 해결됩니다.
회의 입장 전 미리보기 화면이나 회의 중 비디오 설정에서 바꿀 수 있습니다.
- 흐리게 — 배경만 뿌옇게 처리
- 기본 배경 — 제공되는 이미지 중 선택
- 직접 업로드 — 원하는 사진 사용
흐리게가 가장 자연스럽고 안전합니다. 가상 배경은 조명이 나쁘면 사람 윤곽이 어색하게 잘려 보일 수 있습니다.
앱 화면 테마 바꾸기
배경이 아니라 프로그램 자체의 색상을 바꾸고 싶으시다면 별도 설정입니다.
기본은 어두운 테마인데, 밝게 바꾸실 수 있습니다.
설정 메뉴에서 모양이나 테마 항목을 찾으시면 됩니다. 버전에 따라 위치가 조금씩 다릅니다.
회의 전 확인할 것
당황하지 않으려면 미리 점검해 두시면 좋습니다.
마이크와 카메라 테스트. 설정에서 미리 확인할 수 있습니다. 회의 시작하고 나서 “안 들려요”를 반복하는 상황을 막을 수 있습니다.
이어폰을 준비하세요. 스피커로 들으면 소리가 다시 마이크로 들어가 울림이 생깁니다.
알림을 꺼 두세요. 화면 공유 중 개인 메시지가 뜨는 사고를 막을 수 있습니다.
인터넷 연결을 확인하세요. 가능하면 와이파이보다 유선이 안정적입니다.
마무리
정리하면 이렇습니다. 웹엑스는 줌과 사용법이 비슷해서 한 번만 써 보시면 금방 익숙해집니다.
참여만 하실 거라면 설치 없이 브라우저로도 가능합니다.
가장 주의하실 점은 이름 설정입니다. 입장 전에 원하는 이름을 입력해 두세요.
화면 공유는 특정 프로그램만, 녹화는 미리 알리고 하시면 됩니다.